CRM koppelen aan je boekhoudpakket: minder fouten in facturatie

Je CRM koppelen aan je boekhoudpakket lost een probleem op dat veel MKB-bedrijven herkennen: klantgegevens staan in het ene systeem, facturen worden in het andere systeem gemaakt. Verandert een klant van adres of btw-nummer, dan moet dat op twee plekken worden aangepast. Vergeet je dat, dan gaat een factuur de deur uit met verouderde gegevens.

In dit artikel leggen we uit welk probleem deze koppeling oplost, hoe de gegevens tussen beide systemen lopen en waar je op moet letten bij de technische uitwerking.

Het probleem: twee systemen, één klant

In veel bedrijven staat het CRM los van het boekhoudpakket. Verkoop en accountmanagement werken in het CRM: daar staan contactpersonen, offertes en afspraken. De administratie werkt in het boekhoudpakket: daar worden facturen opgesteld en betalingen bijgehouden.

Zonder koppeling moet iemand de klantgegevens handmatig overtypen van het CRM naar het boekhoudpakket, of andersom. Dat levert een paar bekende problemen op:

• Gegevens raken niet synchroon: een adreswijziging in het CRM wordt niet doorgevoerd in het boekhoudpakket.
• Dubbele klantkaarten ontstaan, bijvoorbeeld doordat een naam net iets anders wordt ingevoerd.
• Facturatie loopt vertraging op, omdat de administratie moet wachten op aanlevering vanuit verkoop.

Hoe een CRM koppelen aan je boekhoudpakket werkt

Een koppeling zorgt ervoor dat gegevens automatisch van het ene systeem naar het andere gaan, zonder dat iemand dit handmatig overtypt. Dit gebeurt via een API: een technische verbinding waarmee twee systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen.

Concreet ziet dat er meestal zo uit:

1. Klantgegevens vanuit het CRM

Zodra een nieuwe klant wordt aangemaakt in het CRM, of bestaande gegevens worden gewijzigd, stuurt het systeem deze informatie automatisch door naar het boekhoudpakket. Denk aan naam, adres, btw-nummer en contactgegevens.

2. Factuurgegevens vanuit het boekhoudpakket

Andersom kan het boekhoudpakket statusinformatie teruggeven aan het CRM, bijvoorbeeld of een factuur is verstuurd en betaald. Zo ziet een accountmanager in het CRM direct of een klant nog openstaande facturen heeft, zonder dat hij hiervoor moet inloggen in het boekhoudpakket.

3. Afstemming van gegevensvelden

Beide systemen gebruiken niet altijd dezelfde velden of indelingen. Een CRM kan bijvoorbeeld een ander format voor telefoonnummers hanteren dan het boekhoudpakket. Bij het opzetten van de koppeling worden deze velden op elkaar afgestemd, zodat gegevens correct overkomen.

Waar je op moet letten bij deze koppeling

Een koppeling bouwen is meer dan twee systemen verbinden. Een aantal punten verdient aandacht bij de technische uitwerking.

Foutafhandeling

Wat gebeurt er als een klantnaam een teken bevat dat het boekhoudpakket niet accepteert? Een goede koppeling vangt dit op en meldt het, in plaats van de gegevens stilletjes te laten verdwijnen of de synchronisatie te laten vastlopen.

Tijdelijke storingen

Als het boekhoudpakket tijdelijk niet bereikbaar is, bijvoorbeeld door onderhoud, moet de koppeling dit kunnen opvangen. Gegevens worden dan vastgehouden en op een later moment alsnog verstuurd, zonder dat er informatie verloren gaat.

Wie is leidend

Bepaal vooraf welk systeem leidend is voor welk gegeven. Is het CRM leidend voor klantgegevens en het boekhoudpakket leidend voor factuurstatussen? Die afspraak voorkomt dat gegevens elkaar tegenspreken.

Beveiliging

Klant- en factuurgegevens zijn gevoelige informatie. De verbinding tussen beide systemen moet daarom versleuteld zijn en alleen toegankelijk voor geautoriseerde applicaties.

Is deze koppeling iets voor jouw bedrijf?

Werk je met een CRM en een apart boekhoudpakket, en merk je dat gegevens regelmatig dubbel worden ingevoerd of niet op elkaar aansluiten? Dan is een koppeling vaak een gerichte oplossing, zonder dat je overstapt naar een ander systeem.

Benieuwd of jullie situatie zich leent voor zo’n koppeling? Neem contact op voor een gesprek over jullie systemen en processen. Lees ook meer over maatwerk webapplicaties en automatisering van bedrijfsprocessen op onze website.