Twee systemen, één waarheid: zo voorkom je verschillen in data

Je bekijkt hetzelfde klantdossier in twee systemen en de gegevens kloppen niet met elkaar. Het adres is in het ene systeem net anders dan in het andere, of een voorraadaantal wijkt af. Dit is een herkenbaar probleem bij bedrijven die meerdere systemen naast elkaar gebruiken zonder dat die systemen elkaar automatisch bijwerken. Data synchroniseren tussen systemen lost dit op, maar vraagt wel een doordachte opzet.

Waarom ontstaan afwijkingen tussen systemen?

Afwijkingen ontstaan meestal niet door één grote fout, maar door kleine verschillen die zich opstapelen. Denk aan:

• Een medewerker die een wijziging in systeem A doorvoert, maar vergeet dit ook in systeem B te doen.
• Twee systemen die data op een net iets ander moment verwerken, waardoor er tijdelijk twee versies van de waarheid bestaan.
• Verschillende velden of formaten, bijvoorbeeld een postcode met en zonder spatie, waardoor een koppeling een match mist.

Zonder synchronisatie werk je in feite met twee aparte waarheden die langzaam uit elkaar groeien. Hoe langer dit duurt, hoe lastiger het wordt om te zien welk systeem de juiste gegevens bevat.

Wat houdt data synchroniseren tussen systemen in?

Bij data synchroniseren tussen systemen zorg je dat een wijziging in het ene systeem automatisch doorkomt in het andere. Dit gebeurt via een API: een technische verbinding waarmee twee systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen zonder dat iemand dit handmatig hoeft over te typen.

Er zijn grofweg twee manieren om dit in te richten:

Eenrichtingssynchronisatie

Eén systeem is de bron van de waarheid. Wijzigingen lopen altijd vanuit dat systeem naar het andere. Dit is overzichtelijk en voorkomt conflicten, maar werkt alleen als medewerkers nooit rechtstreeks in het ontvangende systeem wijzigen.

Tweerichtingssynchronisatie

Beide systemen kunnen wijzigingen doorsturen naar elkaar. Dit is flexibeler, want medewerkers kunnen in beide systemen werken. Het vraagt wel om duidelijke regels: wat gebeurt er als hetzelfde record in beide systemen tegelijk wordt aangepast? Zonder zo’n regel ontstaat alsnog een afwijking, alleen dan automatisch in plaats van handmatig.

Waar moet je op letten bij het inrichten?

Een koppeling opzetten is meer dan twee systemen aan elkaar knopen. Een aantal punten verdient expliciet aandacht.

Welk systeem is leidend?

Bepaal per gegevenstype welk systeem de bron is. Klantgegevens komen bijvoorbeeld vaak uit het CRM, voorraadaantallen uit het voorraadsysteem. Als dit niet vastligt, ontstaat discussie over welke waarde correct is zodra er een verschil optreedt.

Wat gebeurt er bij een conflict?

Bij tweerichtingssynchronisatie kan hetzelfde record bijna gelijktijdig in beide systemen wijzigen. Leg vast welke wijziging voorrang krijgt, bijvoorbeeld op basis van tijdstip, en zorg dat de andere wijziging niet stilletjes verdwijnt maar gelogd wordt.

Wat als een systeem tijdelijk niet bereikbaar is?

Een koppeling moet rekening houden met uitval. Is een systeem offline op het moment dat er een wijziging doorgestuurd moet worden, dan moet die wijziging in een wachtrij komen en later alsnog verwerkt worden. Zonder deze foutafhandeling raak je stilletjes gegevens kwijt, zonder dat iemand dit meteen merkt.

Hoe signaleer je afwijkingen die toch ontstaan?

Ook met een goede koppeling kan er af en toe iets misgaan, bijvoorbeeld door een verkeerd ingevuld veld. Het helpt om periodiek te controleren of aantallen en kernwaarden tussen systemen nog overeenkomen, zodat afwijkingen vroeg worden opgemerkt in plaats van pas bij een klacht van een klant.

Begin klein en bouw uit

Het is niet nodig om direct alle systemen en alle gegevens te synchroniseren. Begin met het gegevenstype dat de meeste problemen veroorzaakt, bijvoorbeeld klantgegevens of voorraad, en breid daarna uit. Zo houd je de koppeling overzichtelijk en kun je elke stap goed testen voordat je verdergaat.

Loop je tegen systemen aan die niet met elkaar praten en wil je weten hoe een koppeling er in jullie situatie uit kan zien? Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken, of lees meer over maatwerk webapplicaties en automatisering bij InDiv.