E-mails handmatig verwerken? Zo automatiseer je dat proces
In veel MKB-bedrijven komen bestellingen, aanvragen of formulieren binnen als e-mail. Een medewerker leest de e-mail, haalt de gegevens eruit en typt ze over in een ander systeem, zoals een boekhoudpakket of een planningstool. Wil je e-mails automatisch verwerken, dan laat je die stap door software doen in plaats van door een mens.
Dit soort handwerk lijkt klein, maar telt op. Bij tientallen e-mails per week gaat er structureel tijd verloren aan overtypen. En bij overtypen sluipen fouten in: een verkeerd ordernummer, een verkeerd e-mailadres of een bedrag dat niet klopt.
Welk probleem los je op met e-mailautomatisering
Het probleem zit niet in het ontvangen van e-mail, maar in wat er daarna gebeurt. Zonder automatisering ziet dat proces er meestal zo uit:
- Een medewerker opent de e-mail en leest de inhoud.
- Gegevens zoals naam, adres, ordernummer of product worden overgetypt in een ander systeem.
- De e-mail wordt handmatig gearchiveerd of gemarkeerd als afgehandeld.
Bij drukte of ziekte van een medewerker blijft dit werk liggen. En omdat het repetitief is, ontstaan er sneller fouten dan bij werk dat meer aandacht vraagt.
Hoe werkt automatische e-mailverwerking
Bij e-mails automatisch verwerken koppel je de inbox aan een ander systeem, zoals een CRM, boekhoudpakket of planningstool. De gegevensstroom verloopt dan in grote lijnen zo:
1. E-mail komt binnen
Een nieuwe e-mail komt binnen op een vast adres, bijvoorbeeld bestellingen@bedrijf.nl. Dit kan een los postvak zijn of een map binnen de bestaande mailbox.
2. Gegevens worden herkend
Software leest de inhoud van de e-mail en haalt daar de relevante gegevens uit. Dit werkt het best bij e-mails met een vaste opbouw, zoals orderbevestigingen van een webshop of ingevulde formulieren. Bij vrije tekst, zoals een losse klantvraag, is herkenning lastiger en vaak minder betrouwbaar.
3. Gegevens gaan naar het juiste systeem
Via een API, een technische verbinding tussen twee systemen, worden de herkende gegevens doorgezet naar bijvoorbeeld het CRM of boekhoudpakket. Daar komt automatisch een nieuw record te staan, zonder dat iemand het hoeft over te typen.
4. Bevestiging en afhandeling
Na verwerking kan het systeem automatisch een bevestiging terugsturen of de e-mail markeren als afgehandeld. Zo blijft de inbox overzichtelijk en is in één oogopslag te zien wat al verwerkt is.
Waar je op moet letten
Niet elke e-mailstroom leent zich voor volledige automatisering. Een paar punten om vooraf te bekijken:
- Vaste structuur versus vrije tekst. E-mails met een vast sjabloon, zoals een orderbevestiging, zijn veel makkelijker te verwerken dan vrij geschreven berichten.
- Foutafhandeling. Wat gebeurt er als een e-mail niet goed herkend wordt, of als gegevens ontbreken? Bouw een manier in om die gevallen apart te zetten, zodat ze niet stilzwijgend verdwijnen.
- Bereikbaarheid van het doelsysteem. Als het systeem waar de gegevens naartoe moeten tijdelijk niet bereikbaar is, moet de e-mail in de wachtrij blijven staan in plaats van verloren te gaan.
- Privacy en gevoelige gegevens. Bij e-mails met persoonsgegevens is het belangrijk om te weten waar die gegevens worden opgeslagen en wie erbij kan.
Wanneer is dit de moeite waard
E-mailautomatisering is vooral interessant als een bedrijf regelmatig dezelfde soort e-mails ontvangt met een voorspelbare inhoud. Denk aan bestellingen via een webformulier, aanvragen via een vast contactformulier of orderbevestigingen vanuit een ander systeem. Hoe herkenbaarder het patroon, hoe betrouwbaarder de automatisering werkt.
Bij e-mails die sterk verschillen van inhoud, zoals algemene klantvragen, is het vaak beter om alleen een deel van het proces te automatiseren. Denk aan het automatisch doorsturen naar de juiste afdeling, zonder dat de inhoud zelf wordt verwerkt.
Volgende stap
Wil je weten of jouw e-mailstroom zich leent voor automatisering? InDiv bekijkt samen met je mee welk deel van het proces zich daarvoor leent en hoe de koppeling met je bestaande systemen eruit kan zien. Neem gerust contact op om je situatie te bespreken, of lees meer over maatwerk webapplicaties en automatisering van bedrijfsprocessen.