Facturen handmatig invoeren? Zo koppel je inkoopfacturen automatisch
Inkoopfacturen automatisch verwerken bespaart MKB-bedrijven veel overtypen en controlewerk. Veel bedrijven krijgen facturen binnen via e-mail of post, en iemand op de administratie typt de gegevens vervolgens met de hand over in het boekhoudpakket. Dat werkt, maar het kost tijd en de kans op een foutje in een bedrag of factuurnummer is reëel.
In dit artikel leggen we uit hoe factuurverwerking gekoppeld kan worden aan je boekhoudpakket, welke stappen daarbij komen kijken en waar je rekening mee moet houden.
Het probleem: facturen die los binnenkomen
Een inkoopfactuur komt meestal op een van deze manieren binnen:
- als pdf-bijlage in een e-mail
- via een leveranciersportaal
- op papier, later gescand
Iemand opent de factuur, leest het bedrag, de btw en het factuurnummer af, en voert dat handmatig in het boekhoudpakket in. Bij een paar facturen per week is dat te overzien. Bij tientallen of honderden per maand loopt dit op tot structureel werk, met bijbehorende kans op tikfouten.
Hoe automatische factuurverwerking werkt
Bij automatische verwerking van inkoopfacturen wordt het overtypen vervangen door een vast, digitaal traject. In grote lijnen ziet dat er zo uit:
1. Facturen komen op één plek binnen
Facturen worden verzameld op een vast punt, bijvoorbeeld een apart e-mailadres of een map. Dat voorkomt dat facturen verspreid raken over verschillende postvakken.
2. Gegevens worden uitgelezen
Uit de pdf worden de relevante gegevens gehaald: leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw. Dit gebeurt via software die het factuurdocument herkent en de juiste velden eruit filtert.
3. Gegevens gaan via een koppeling naar het boekhoudpakket
Met een API, een gestandaardiseerde manier waarop twee systemen gegevens uitwisselen, worden de uitgelezen gegevens doorgezet naar het boekhoudpakket. De factuur verschijnt daar automatisch als inkoopboeking, klaar voor controle of akkoord.
4. Controle blijft bij een persoon
Automatisering vervangt hier niet de controle, maar het overtypen. Iemand op de administratie bekijkt de ingelezen factuur nog steeds en keurt deze goed voordat die definitief geboekt wordt.
Waar je op moet letten
Een koppeling voor factuurverwerking inrichten vraagt om een paar praktische keuzes vooraf.
Foutafhandeling
Niet elke factuur wordt perfect uitgelezen. Een onduidelijke scan of een afwijkend factuurformat kan ervoor zorgen dat een veld niet goed herkend wordt. Het systeem moet die factuur dan apart zetten voor handmatige controle, in plaats van een fout bedrag automatisch te boeken.
Wat als het boekhoudpakket tijdelijk niet bereikbaar is
Een koppeling moet rekening houden met de situatie dat het boekhoudpakket even niet bereikbaar is, bijvoorbeeld bij onderhoud. Facturen die dan binnenkomen, mogen niet verloren gaan. Ze blijven in de wachtrij staan en worden alsnog verwerkt zodra de verbinding hersteld is.
Dubbele facturen voorkomen
Leveranciers sturen soms per ongeluk een factuur dubbel. Een goede koppeling herkent het factuurnummer en de leverancier, en signaleert een mogelijke dubbele boeking in plaats van die automatisch te verwerken.
Voor wie is dit interessant
Automatische verwerking van inkoopfacturen is vooral de moeite waard voor bedrijven die structureel veel facturen verwerken en waar dit nu bij één of twee mensen op het bordje ligt. Bij een laag aantal facturen per maand weegt de inrichting van zo’n koppeling niet altijd op tegen de tijdsbesparing.
Dit sluit aan bij systemen koppelen in bredere zin: het gaat niet om het vervangen van mensen, maar om het wegnemen van repeterend overtypen, zodat er meer tijd overblijft voor controle en uitzonderingen.
Volgende stap
Wil je weten of factuurverwerking in jouw situatie te koppelen is aan je huidige boekhoudpakket? Neem contact op met InDiv. We kijken samen welke systemen je gebruikt en welke koppeling daarbij past, binnen onze aanpak voor maatwerk webapplicaties en automatisering.