Klantgegevens kloppen niet overal? Zo koppel je systemen aan elkaar

Veel MKB-bedrijven houden klantgegevens bij in meerdere systemen tegelijk: een CRM, een boekhoudpakket en soms ook een webshop of offertetool. Zonder koppeling wordt diezelfde klant op meerdere plekken apart ingevoerd en bijgewerkt. Klantgegevens synchroniseren tussen deze systemen voorkomt dat er verschillen ontstaan, zoals een verouderd adres in de boekhouding terwijl het CRM al wel is bijgewerkt.

Het probleem: dezelfde klant, meerdere versies

Stel je voor: een klant verhuist en geeft dit telefonisch door. De medewerker die het gesprek voert, past het adres aan in het CRM. Maar het boekhoudpakket weet van niets. De volgende factuur gaat naar het oude adres. Dit soort situaties ontstaat niet omdat mensen slordig werken, maar omdat systemen niet met elkaar praten.

Hoe meer systemen een bedrijf gebruikt, hoe groter de kans dat gegevens uit elkaar gaan lopen. Typische knelpunten zijn:

• Een nieuwe klant wordt handmatig in twee of drie systemen ingevoerd.
• Wijzigingen in naam, adres of contactpersoon worden niet overal doorgevoerd.
• Verschillende afdelingen werken met verschillende, niet gekoppelde bestanden.
• Bij een fusie of overname blijven oude en nieuwe klantgegevens naast elkaar bestaan.

Hoe klantgegevens synchroniseren technisch werkt

Bij het koppelen van systemen wordt één systeem meestal aangewezen als bronsysteem voor klantgegevens, bijvoorbeeld het CRM. Via een API, een technische verbinding waarmee systemen automatisch gegevens met elkaar uitwisselen, worden wijzigingen doorgestuurd naar de andere systemen.

Dit kan op twee manieren:

Eenrichtingssynchronisatie

Gegevens stromen van één systeem naar de andere. Het CRM is leidend en stuurt wijzigingen door naar de boekhouding en webshop. Aanpassingen die rechtstreeks in de boekhouding worden gedaan, komen niet automatisch terug in het CRM. Dit is overzichtelijk en voorkomt tegenstrijdige wijzigingen.

Tweerichtingssynchronisatie

Beide systemen kunnen wijzigingen doorgeven en ontvangen. Dit is complexer, omdat je moet bepalen wat er gebeurt als hetzelfde klantrecord op twee plekken tegelijk wordt aangepast. Dit noem je conflictafhandeling, en het vraagt om duidelijke regels vooraf.

Waar je op moet letten bij deze koppeling

Een koppeling tussen systemen voor klantgegevens vraagt om een aantal keuzes:

• Welk systeem is leidend. Bepaal vooraf welk systeem de bron van waarheid is voor klantgegevens.
• Welke velden worden gesynchroniseerd. Niet elk systeem heeft dezelfde velden nodig. Een webshop heeft bijvoorbeeld geen interne notities over een klant nodig.
• Wat gebeurt er bij een foutmelding. Als een systeem tijdelijk niet bereikbaar is, moet de koppeling de wijziging opslaan en later opnieuw proberen, in plaats van de wijziging te laten verdwijnen.
• Hoe ga je om met dubbele klanten. Voordat je systemen koppelt, is het verstandig om te controleren of dezelfde klant niet al meerdere keren in een systeem staat.

Wat dit oplevert

Met een werkende koppeling voer je een klant één keer in. Wijzigingen in naam, adres of contactgegevens worden automatisch doorgezet naar de andere systemen. Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten zoals facturen naar een oud adres of verouderde contactgegevens bij een offerte.

Volgende stap

Werk je met meerdere systemen waarin klantgegevens los van elkaar worden bijgehouden? Een koppeling hoeft niet in één keer alles te automatiseren. Vaak is het slim om te beginnen met de systemen waar de meeste fouten ontstaan. Wil je weten of jouw systemen zich lenen voor zo’n koppeling? Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken, of lees meer over maatwerk webapplicaties en automatisering bij InDiv.