Orderverwerking automatiseren: zo verloopt een order zonder handwerk

Een klant plaatst een bestelling in je webshop. Daarna moet die order nog in het boekhoudpakket, de voorraadadministratie en soms ook bij de verzendpartij terechtkomen. Bij veel MKB-bedrijven gebeurt dat deels met de hand: iemand kopieert gegevens over, maakt een pakbon aan en zet de voorraad handmatig bij. Orderverwerking automatiseren voorkomt dat overtypen en zorgt dat een order automatisch de juiste systemen doorloopt.

Waarom orderverwerking vaak nog handwerk is

Webshops, boekhoudpakketten en verzendsystemen zijn van oorsprong losse systemen. Ze zijn niet standaard met elkaar verbonden. Een order die in de webshop binnenkomt, verschijnt dus niet automatisch in de boekhouding of bij de pakketdienst.

In de praktijk zien we bij MKB-bedrijven vaak hetzelfde patroon:

• Iemand opent de webshop, bekijkt nieuwe orders en typt ze over in het boekhoudpakket.
• Voorraadaantallen worden met de hand aangepast in een apart systeem of Excel.
• Verzendlabels worden los aangemaakt, met het risico op verkeerde adresgegevens.

Dit werkt bij een paar orders per dag. Bij groei kost het steeds meer tijd en neemt de kans op fouten toe, bijvoorbeeld een verkeerd aantal in de boekhouding of een order die dubbel wordt verwerkt.

Hoe orderverwerking automatiseren in zijn werk gaat

Bij orderverwerking automatiseren koppel je de systemen die bij een order horen via een API. Een API is een technische verbinding waarmee twee systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te doen.

Een typisch proces ziet er zo uit:

• Een klant plaatst een bestelling in de webshop.
• De order wordt automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket, inclusief klantgegevens en bestelde artikelen.
• De voorraad wordt bijgewerkt op basis van de bestelde aantallen.
• Als er een koppeling met een verzendpartij is, wordt het verzendlabel automatisch aangemaakt met de juiste adresgegevens.

Het resultaat is dat een medewerker alleen nog hoeft in te grijpen bij uitzonderingen, zoals een geannuleerde order of een klant die zijn gegevens wil wijzigen.

Welke systemen worden gekoppeld

Bij orderverwerking gaat het meestal om een combinatie van:

• Een webshopplatform, zoals WooCommerce.
• Een boekhoudpakket voor facturatie en administratie.
• Een voorraadsysteem of warehouse management systeem.
• Eventueel een verzendsysteem voor het aanmaken van labels en track and trace.

InDiv werkt alleen met koppelingen tussen systemen die we zelf technisch uitvoeren en beheren. Welke koppeling precies nodig is, hangt af van de systemen die een bedrijf al gebruikt.

Waar je op moet letten bij deze koppeling

Een koppeling tussen systemen klinkt eenvoudig, maar er zijn een paar punten die extra aandacht vragen.

Foutafhandeling

Niet elke order verloopt soepel. Een artikelnummer kan ontbreken, of een klant vult een onvolledig adres in. Een goede koppeling vangt deze situaties op: de order wordt niet stilletjes genegeerd, maar gemarkeerd zodat iemand het kan controleren.

Wat gebeurt er als een systeem niet bereikbaar is

Systemen zijn soms kort niet bereikbaar, bijvoorbeeld tijdens onderhoud. Een koppeling moet dan niet de order kwijtraken, maar de poging later opnieuw uitvoeren. Dit voorkom je door orders tijdelijk in een wachtrij te zetten totdat het andere systeem weer reageert.

Dubbele verwerking voorkomen

Als een koppeling een order twee keer doorstuurt, ontstaat er bijvoorbeeld een dubbele factuur. Daarom krijgt elke order een uniek kenmerk, zodat het systeem herkent of een order al is verwerkt.

Wat orderverwerking automatiseren oplevert

Het directe effect is dat orders sneller en met minder fouten door het proces lopen. Medewerkers besteden minder tijd aan overtypen en controleren, en hebben meer tijd voor werk dat wel aandacht van een mens vraagt, zoals klantcontact bij een uitzondering.

Daarnaast ontstaat er één centrale plek waar de status van een order te volgen is, in plaats van losse informatie in verschillende systemen.

Volgende stap

Elk bedrijf gebruikt een eigen combinatie van webshop, boekhoudpakket en voorraadsysteem. Daarom bekijken we eerst samen hoe een order nu door jullie bedrijf loopt, voordat we een koppeling bouwen. Wil je weten of orderverwerking automatiseren ook voor jullie systemen haalbaar is? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek, of lees meer over maatwerk webapplicaties en automatisering bij InDiv.