Productgegevens synchroniseren met een marktplaats: hoe werkt dat?

Verkoop je naast je eigen webshop ook via een marktplaats zoals Bol.com of Amazon? Dan moet je productgegevens op twee plekken kloppen: prijs, voorraad, titel en beschrijving. Productgegevens synchroniseren met een marktplaats zorgt ervoor dat je die informatie maar één keer invoert en dat beide platformen automatisch up-to-date blijven.

Zonder koppeling werk je met twee losse systemen die niets van elkaar weten. Pas je een prijs aan in je webshop, dan moet je dat handmatig overnemen op de marktplaats. Vergeet je dat, dan verkoop je met een verkeerde prijs of mis je bestellingen omdat de voorraad niet klopt.

Welk probleem lost synchronisatie met een marktplaats op?

Bedrijven die op meerdere kanalen verkopen, lopen tegen een paar herkenbare problemen aan:

• Voorraad klopt niet. Een product is uitverkocht in de webshop, maar nog wel te bestellen op de marktplaats.
• Prijzen lopen uit elkaar. Een actieprijs wordt wel aangepast in de webshop, maar niet op het tweede kanaal.
• Productinformatie is dubbel werk. Nieuwe producten moeten twee keer worden aangemaakt, met kans op tikfouten.
• Bestellingen vanaf de marktplaats komen niet automatisch binnen in het eigen systeem, waardoor iemand ze handmatig moet overtypen.

Een koppeling lost dit op door gegevens automatisch te laten doorstromen tussen je webshop en de marktplaats, in beide richtingen waar nodig.

Hoe lopen de gegevens tussen de systemen?

Marktplaatsen bieden meestal een API aan: een gestandaardiseerde manier waarop twee systemen met elkaar kunnen communiceren zonder dat er iemand handmatig iets hoeft over te typen. Via die API stuurt je webshop of voorraadsysteem gegevens naar de marktplaats, en andersom.

Productgegevens naar de marktplaats

Bij het aanmaken of wijzigen van een product in je webshop of PIM-systeem (een systeem waarin je productinformatie centraal beheert) stuurt de koppeling automatisch de juiste gegevens naar de marktplaats: titel, beschrijving, afbeeldingen, prijs en voorraad. Je hoeft het product niet opnieuw in te voeren op het marktplaatsplatform zelf.

Voorraad en prijs blijven gelijk

Verandert de voorraad omdat er een bestelling binnenkomt via de webshop, dan werkt de koppeling dit ook bij op de marktplaats. Zo voorkom je dat je iets verkoopt wat niet meer op voorraad is. Hetzelfde geldt voor prijswijzigingen: één aanpassing in je eigen systeem is genoeg.

Bestellingen terug naar je eigen systeem

Een bestelling die binnenkomt via de marktplaats, wordt via de koppeling automatisch doorgezet naar je eigen orderproces. Daardoor verwerk je bestellingen van beide kanalen op dezelfde manier, zonder dat iemand marktplaatsbestellingen apart moet overtypen.

Waar let je op bij een koppeling met een marktplaats?

Een koppeling bouwen is meer dan twee systemen aan elkaar knopen. Een aantal zaken moet goed geregeld zijn:

Foutafhandeling

Een marktplaats kan een product afwijzen, bijvoorbeeld omdat een verplicht veld ontbreekt of een categorie niet klopt. De koppeling moet die foutmelding opvangen en zichtbaar maken, zodat iemand het kan corrigeren. Zonder goede foutafhandeling verdwijnt een product stilletjes zonder dat iemand het merkt.

Wat als de marktplaats tijdelijk niet bereikbaar is?

API’s van marktplaatsen zijn niet altijd 100% beschikbaar. Een goede koppeling vangt dit op door wijzigingen tijdelijk vast te houden en opnieuw te versturen zodra de verbinding hersteld is. Zo gaat er geen voorraadmutatie of bestelling verloren als het systeem van de marktplaats even plat ligt.

Afwijkende eisen per marktplaats

Elke marktplaats stelt eigen eisen aan productgegevens: verplichte velden, maximale titellengte of specifieke categorieën. De koppeling moet die vertaling maken vanuit je eigen systeem, zodat je niet voor elk platform een andere manier van invoeren nodig hebt.

Synchronisatiefrequentie

Hoe vaak gegevens worden bijgewerkt, bepaalt hoe actueel je voorraad en prijzen zijn. Bij producten met beperkte voorraad is het belangrijk dat wijzigingen snel doorkomen, om te voorkomen dat je iets verkoopt wat al uitverkocht is.

Volgende stap

Verkoop je via een marktplaats naast je eigen webshop en ben je benieuwd hoe een koppeling voor jouw situatie eruitziet? Neem contact op met InDiv. We kijken samen welke systemen je gebruikt en hoe een koppeling daar technisch op aansluit. Meer over onze aanpak lees je op de pagina automatisering of maatwerk webapplicaties.