Systemen koppelen: stop met dubbel overtypen van gegevens

Je maakt een offerte in Word, zet de gegevens daarna over in je boekhoudpakket en typt ze vervolgens nog eens in een Excel-lijst voor de planning. Herkenbaar? Veel bedrijven in het MKB werken zo. Niet omdat het slim is, maar omdat het altijd zo is gegaan. Systemen koppelen is de manier om dit dubbele werk te stoppen.

Waarom dubbel overtypen een probleem is

Handmatig overtypen kost tijd. Dat is het meest zichtbare probleem, maar niet het grootste. Het grootste probleem is dat er bij elke handmatige overtyping een fout kan ontstaan. Een verkeerd getal, een vergeten regel, een verkeerde klantnaam. Die fouten merk je vaak pas later, als een factuur niet klopt of een voorraad niet aansluit.

Daarnaast werkt niemand graag aan taken die geen denkwerk vragen. Overtypen is saai werk. Het is precies het soort taak dat mensen laat afhaken of slordig laat worden, niet omdat ze niet kunnen opletten, maar omdat het werk zelf geen aandacht vraagt.

Waar dit meestal misgaat

• Offertes die los staan van de boekhouding
• Een voorraadlijst in Excel die niet synchroon loopt met de webshop
• Klantgegevens die in meerdere systemen apart worden bijgehouden
• Uren of planning die in een apart bestand staan, los van facturatie

Wat systemen koppelen precies betekent

Systemen koppelen betekent dat twee of meer programma’s automatisch gegevens met elkaar uitwisselen. Je boekhoudpakket praat dan bijvoorbeeld direct met je webshop, of je CRM stuurt nieuwe klantgegevens automatisch door naar je facturatiesysteem. Je typt de gegevens nog maar één keer in, op de plek waar dat logisch is. De rest gaat vanzelf.

Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van de systemen die je gebruikt:

• Via een API, een standaard manier waarop softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren
• Via een tussenliggend script of applicatie, die gegevens ophaalt uit het ene systeem en wegschrijft naar het andere
• Via geautomatiseerde import/export, als een directe koppeling niet mogelijk is

Welke methode het beste past, hangt af van de systemen die je al gebruikt en van hoe vaak de gegevens moeten worden bijgewerkt.

Niet elk systeem is standaard te koppelen

Sommige software heeft een kant-en-klare koppeling met andere populaire pakketten. Andere systemen, vooral oudere of zelfgebouwde tools, hebben dat niet. Dan is maatwerk nodig: een stukje software dat specifiek voor jouw situatie de vertaling maakt tussen systeem A en systeem B. Dat klinkt technischer dan het in de praktijk is. Het komt neer op het bouwen van een verbinding die precies doet wat jij nodig hebt, niet meer en niet minder.

Hoe je bepaalt of een koppeling zin heeft

Niet elk proces is de moeite waard om te koppelen. Een goede vraag om te stellen: gebeurt dit vaak genoeg om tijd te besparen, en gaat het vaak genoeg fout om fouten te voorkomen? Als een taak eens per maand handmatig gebeurt en zelden misgaat, is een koppeling waarschijnlijk niet de eerste prioriteit. Gaat het om dagelijks terugkerend werk waarbij dezelfde gegevens meerdere keren worden ingevoerd, dan is dat vaak wél de plek om te beginnen.

Een paar vragen die helpen om dit voor je eigen bedrijf scherp te krijgen:

• Welke gegevens typ ik of mijn collega’s meerdere keren over?
• Wat gebeurt er als daar een fout in sluipt?
• Hoeveel tijd kost dit per week, structureel gerekend?

Als het antwoord op die laatste vraag meer dan een paar uur per week is, loont het om te kijken naar een koppeling.

Begin klein

Je hoeft niet direct alle systemen in je bedrijf te koppelen. Het werkt beter om te starten met één concreet knelpunt: de plek waar het meeste dubbele werk zit of waar de meeste fouten ontstaan. Van daaruit bouw je verder, stap voor stap, op basis van wat werkt.

Bij InDiv Solutions bouwen we dit soort koppelingen als maatwerk, afgestemd op de systemen die je al gebruikt. Wil je weten of jouw situatie zich leent voor een koppeling? Bekijk wat we bouwen op de pagina over maatwerk webapplicaties of neem contact op om je specifieke proces te bespreken.