Urenregistratie koppelen aan je boekhouding: minder administratief werk

Urenregistratie koppelen aan je boekhouding scheelt dubbel werk. In veel MKB-bedrijven houden medewerkers uren bij in een apart systeem, zoals een urenregistratietool of een Excel-sheet. Aan het einde van de maand worden die uren handmatig overgetypt naar de boekhouding of naar facturatie. Dat werk is foutgevoelig en kost tijd die ook aan andere dingen besteed kan worden.

Het probleem: uren worden dubbel ingevoerd

Een medewerker registreert uren per project of klant in een urenregistratiesysteem. Die uren moeten vervolgens terugkomen in de boekhouding, bijvoorbeeld om een factuur te maken of om projectkosten te berekenen. Zonder koppeling gebeurt dat overtypen handmatig.

Dat levert een aantal herkenbare problemen op:

Uren worden verkeerd overgetypt, bijvoorbeeld op het verkeerde project of de verkeerde klant.
De boekhouding loopt achter, omdat het overtypen pas aan het einde van de maand gebeurt.
Correcties in het urenregistratiesysteem komen niet automatisch terecht in de boekhouding.
Het kost tijd van iemand die dat werk er, naast andere taken, bij doet.

Hoe een koppeling tussen urenregistratie en boekhouding werkt

Een koppeling zorgt ervoor dat geregistreerde uren automatisch doorstromen naar de boekhouding, zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te voeren. Dat gebeurt via een API: een gestandaardiseerde manier waarop twee systemen gegevens met elkaar uitwisselen.

Van registratie naar boekhouding

Zodra een medewerker uren registreert en goedkeurt, stuurt het urenregistratiesysteem die gegevens via de API door naar de boekhouding. Daar worden de uren gekoppeld aan het juiste project, de juiste klant en het juiste tarief. Dit kan direct gebeuren of op een vast moment, bijvoorbeeld elke nacht.

Koppeling met facturatie

Bij veel bedrijven worden uren niet alleen geboekt, maar ook gefactureerd. In dat geval kan de koppeling een stap verder gaan: goedgekeurde uren worden automatisch omgezet in een conceptfactuur in het boekhoudpakket. Iemand controleert die factuur nog voordat hij verstuurd wordt, maar het overtypen van uren en tarieven valt weg.

Waar je op moet letten bij deze koppeling

Een koppeling tussen urenregistratie en boekhouding lijkt eenvoudig, maar er zijn een paar punten die extra aandacht vragen.

Goedkeuring vóór verwerking

Niet elke geregistreerde uur hoort direct doorgestroomd te worden. Veel bedrijven werken met een goedkeuringsstap, waarbij een leidinggevende de uren controleert voordat ze naar de boekhouding gaan. De koppeling moet daarmee rekening houden, zodat alleen goedgekeurde uren worden verwerkt.

Foutafhandeling

Als een project of klant in de boekhouding ontbreekt of verkeerd is ingesteld, kan de koppeling die uren niet wegschrijven. Het is belangrijk dat zo’n fout zichtbaar wordt, bijvoorbeeld in een overzicht of melding, in plaats van dat de uren stil verdwijnen.

Wat als een systeem tijdelijk niet bereikbaar is

Soms is het boekhoudpakket of het urenregistratiesysteem even niet bereikbaar, bijvoorbeeld bij onderhoud. De koppeling moet dan uren vasthouden en op een later moment alsnog versturen, zonder dat uren dubbel of helemaal niet worden verwerkt.

Voor wie is deze koppeling interessant

Deze koppeling is vooral relevant voor bedrijven die uren registreren per project of klant en die uren gebruiken voor facturatie of projectadministratie. Denk aan adviesbureaus, bouwbedrijven met projecturen, of dienstverleners die op uurbasis factureren. Hoe meer medewerkers uren registreren, hoe meer tijd een koppeling bespaart op het handmatig verwerken daarvan.

Volgende stap

Werkt jouw bedrijf met een apart urenregistratiesysteem en worden uren nog handmatig overgenomen in de boekhouding? Dan is het de moeite waard om te kijken of een koppeling mogelijk is tussen de systemen die je al gebruikt. Neem contact op om te bespreken welke koppeling past bij jullie situatie, of bekijk de pagina over automatisering voor meer uitleg over hoe systemen aan elkaar gekoppeld worden. Werkt je bedrijf met software die niet standaard is, dan kan een maatwerk webapplicatie uitkomst bieden.