Wanneer vervang je een losse tool door een eigen webapplicatie?

Veel organisaties beginnen met één handige online tool. Daar komt er dan weer een bij, en nog een. Voor je het weet werk je met vijf of zes losse abonnementen die elk hun eigen inlog, hun eigen export en hun eigen manier van werken hebben. Een eigen webapplicatie kan dan uitkomst bieden, omdat het al die losse functies samenbrengt in één systeem dat past bij hoe jullie organisatie werkt.

In dit artikel lees je hoe je herkent dat losse tools je niet meer helpen, en wanneer het verstandig is om die te vervangen door maatwerk.

Wat is het probleem met losse tools?

Een los online abonnement is in het begin vaak een goede keuze. Het is snel geregeld, kost weinig en lost direct een probleem op. Het probleem ontstaat als je organisatie groeit en je steeds meer van die tools naast elkaar gebruikt. Elke tool heeft zijn eigen logica, eigen gebruikersbeheer en vaak geen directe verbinding met de andere systemen.

Gegevens raken verspreid

Klantgegevens staan in de ene tool, planning in de andere en facturatie weer ergens anders. Wil je een compleet beeld van een klant of project, dan moet iemand handmatig gegevens bij elkaar zoeken. Dat kost tijd en de kans op fouten neemt toe.

De tool past niet meer op het proces

Standaardtools zijn gebouwd voor een breed publiek. Ze bevatten functies die jullie nooit gebruiken, en missen vaak net dat ene onderdeel dat voor jullie proces belangrijk is. Medewerkers verzinnen dan workarounds: een extra Excel-bestand, een handmatige controle, een los overzicht naast het systeem. Op zichzelf lijkt dat klein, maar het stapelt op.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Bij een organisatie van 5 tot 25 medewerkers merk je dit vaak het eerst bij de mensen die met meerdere systemen tegelijk werken: een kantoormanager die gegevens overtypt, of een projectleider die drie schermen open heeft staan om één vraag van een klant te beantwoorden. Niemand noemt dit meteen een groot probleem, want het werkt nog. Maar het kost structureel tijd die je niet meer terugziet.

Daar komt bij dat je bij losse tools afhankelijk bent van wat de leverancier aanbiedt. Wil je een extra stap in je proces toevoegen of een rapportage die niet standaard beschikbaar is, dan loop je vaak tegen de grenzen van de tool aan.

Wanneer is een eigen webapplicatie wel slim, en wanneer niet?

Een eigen webapplicatie is niet voor elke organisatie de juiste stap. Het is maatwerk, en dat vraagt een investering die je terugverdient door tijdwinst en minder fouten, niet door lagere licentiekosten.

Wel slim als:

• je proces uniek genoeg is dat een standaardtool altijd net niet past;
• je meerdere losse tools wilt vervangen door één omgeving met één login;
• klanten of medewerkers zelf gegevens moeten kunnen aanvragen, inzien of aanleveren via een eigen portaal;
• je proces blijft groeien en je nu al tegen de grenzen van een standaardtool aanloopt.

Niet per se slim als:

• een standaardtool je proces al goed ondersteunt en alleen een koppeling met een ander systeem ontbreekt. Dan is een koppeling vaak voldoende, zie maatwerk automatisering en koppelingen;
• je proces nog volop verandert. Dan is het logischer om eerst met een standaardtool te werken en pas te investeren in maatwerk als het proces stabiel is.

Hoe ziet een maatwerktraject eruit?

Een traject voor een eigen webapplicatie begint meestal met een gesprek over het proces zelf: wie doet wat, welke stappen zijn nu handmatig en welke gegevens moeten ergens terechtkomen. Op basis daarvan wordt bepaald welke onderdelen echt maatwerk nodig hebben en welke onderdelen misschien via een bestaand systeem of een koppeling opgelost kunnen worden.

InDiv bouwt webapplicaties op Laravel, een framework dat geschikt is voor maatwerk dat moet meegroeien met een organisatie. Een voorbeeld uit het portfolio is het maatwerk makelaarsportaal voor EPA Advies Noord, gebouwd voor het aanvragen van energielabels. Een ander voorbeeld is bewindvoeringaanvragen.nl, een platform voor het aanvragen van bewindvoering. Beide zijn gebouwd rond een specifiek proces dat met een standaardtool lastig te ondersteunen was.

Een technisch aandachtspunt: koppelen blijft nodig

Een eigen webapplicatie vervangt niet automatisch alle andere systemen. Vaak blijft een boekhoudpakket of een ander systeem bestaan, en moet de nieuwe applicatie daarmee kunnen communiceren. Dat gebeurt via een API, een vaste manier waarop systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Bij het ontwerp van de applicatie wordt daarom meteen rekening gehouden met wat er gebeurt als zo’n gekoppeld systeem tijdelijk niet bereikbaar is, zodat gegevens niet verloren gaan maar later alsnog verwerkt worden.

Waar let je op als je dit overweegt?

• Breng eerst in kaart welke losse tools je nu gebruikt en waar het meeste handwerk zit.
• Bepaal of het probleem bij één proces zit, of dat meerdere processen door elkaar lopen.
• Vraag je af of het proces stabiel genoeg is om in maatwerk vast te leggen.
• Kijk of een koppeling tussen bestaande systemen al voldoende zou zijn, voordat je voor volledig maatwerk kiest.

Conclusie

Losse tools zijn een logische eerste stap, maar op een gegeven moment kunnen ze een organisatie juist vertragen in plaats van helpen. Een eigen webapplicatie is geen standaardoplossing, maar kan wel de juiste stap zijn als je proces specifiek genoeg is en je meerdere losse systemen wilt samenbrengen in één omgeving.

Twijfel je of jullie proces zich leent voor maatwerk of dat een koppeling tussen bestaande systemen genoeg is? Bekijk de mogelijkheden bij maatwerk webapplicaties en portalen of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.