Webapplicatie en bestaande systemen koppelen: zo sluit je ze op elkaar aan

Een webapplicatie laten bouwen is één stap. Die applicatie laten samenwerken met je bestaande systemen is een andere stap, en vaak de lastigste. Als je een webapplicatie koppelen aan je boekhoudpakket, CRM of voorraadsysteem niet goed voorbereidt, bouw je een mooi stuk software dat toch weer losstaat van de rest van je organisatie. In dit artikel lees je hoe zo’n koppeling technisch werkt en wat je vooraf moet regelen.

Waarom een webapplicatie zelden alleen staat

Een maatwerk webapplicatie wordt meestal gebouwd om een specifiek proces te ondersteunen: een aanvraagproces, een klantportaal of een planningstool. Maar dat proces raakt bijna altijd andere systemen. Denk aan een aanvraag die uiteindelijk een factuur moet worden, of een klantportaal dat actuele gegevens uit je CRM moet tonen.

Zonder koppeling moet iemand die gegevens handmatig overtypen tussen de applicatie en de andere systemen. Dat kost tijd en levert fouten op. Het doel van koppelen is dat gegevens op één plek worden ingevoerd en vanzelf op de juiste plek terechtkomen.

Hoe werkt een koppeling tussen een webapplicatie en bestaande software

De meeste koppelingen lopen via een API. Een API, kort voor application programming interface, is een manier waarop twee systemen gegevens met elkaar kunnen uitwisselen zonder dat er iemand handmatig iets hoeft over te typen. Je webapplicatie stuurt een verzoek naar het andere systeem, of ontvangt er juist gegevens van. Meer uitleg hierover vind je op de pagina over wat een API is.

Eenrichtingsverkeer of twee kanten op

Niet elke koppeling hoeft gegevens beide kanten op te sturen. Soms is het genoeg dat de webapplicatie gegevens ophaalt uit een ander systeem, bijvoorbeeld actuele voorraadaantallen. In andere gevallen moet de applicatie ook gegevens terugsturen, zoals een nieuwe aanvraag die in het boekhoudpakket als concept-factuur moet verschijnen. Dit bepaal je vooraf, want het heeft invloed op hoe de koppeling wordt opgebouwd.

Wat als het andere systeem offline is

Een koppeling moet rekening houden met de situatie dat het andere systeem tijdelijk niet bereikbaar is. Dat gebeurt: onderhoud, een storing of een trage verbinding. Een goed gebouwde koppeling vangt dat op. De webapplicatie slaat het verzoek dan tijdelijk op en probeert het later opnieuw, in plaats van de gegevens te laten verdwijnen of de gebruiker een onduidelijke foutmelding te tonen. Dit soort foutafhandeling hoort standaard bij een koppeling, ook al valt het de gebruiker in de praktijk bijna nooit op.

Wat betekent dit voor jouw organisatie

Voor een organisatie met bijvoorbeeld 5 tot 25 medewerkers betekent een goed gekoppelde webapplicatie dat één medewerker niet meer dagelijks gegevens hoeft over te zetten tussen systemen. Dat werk verdwijnt niet in een flitsende term, het verdwijnt gewoon uit de planning van die medewerker. Wat je er wel voor terugkrijgt, is dat gegevens overal hetzelfde zijn: wat in de webapplicatie staat, klopt ook in het andere systeem.

Zonder koppeling loop je het risico dat gegevens uit elkaar gaan lopen. Iemand vergeet een wijziging door te voeren in het tweede systeem, of doet het net iets anders dan de collega. Dat merk je meestal pas als een klant belt over een factuur die niet klopt, of als een rapportage niet aansluit.

Eerlijke afweging: niet alles hoeft gekoppeld

Een koppeling is niet altijd de juiste keuze. Als een proces maar een paar keer per maand voorkomt, is handmatig overtypen soms sneller te organiseren dan een koppeling te bouwen en te onderhouden. Koppelen is vooral de moeite waard bij processen die regelmatig terugkomen en waar fouten duur zijn, zoals facturatie of voorraadbeheer.

Het is ook goed om te weten welke systemen concreet te koppelen zijn. InDiv bouwt koppelingen met boekhoudpakket Snelstart en met bol.com, bijvoorbeeld voor het automatisch verwerken van facturen of productgegevens. Voor andere systemen geldt: bekijk eerst of het systeem een API aanbiedt voordat je een koppeling plant.

Advies: zo pak je het aan

• Breng eerst in kaart welke gegevens tussen de webapplicatie en het andere systeem moeten bewegen, en in welke richting.
• Controleer of het bestaande systeem een API beschikbaar stelt. Niet elk pakket biedt dit standaard aan.
• Bepaal wat er moet gebeuren als de koppeling tijdelijk niet werkt. Dit hoort vanaf het begin in het ontwerp, niet als latere toevoeging.
• Begin met het proces dat de meeste handmatige tijd kost of de meeste fouten oplevert. Dat levert het snelste resultaat op.
• Laat testen of de koppeling ook bij uitzonderingen correct werkt, bijvoorbeeld bij een dubbele aanvraag of een onvolledig ingevuld formulier.

Conclusie

Een webapplicatie koppelen aan je bestaande systemen zorgt ervoor dat gegevens maar één keer worden ingevoerd en overal kloppen. Het vraagt wel om een doordacht ontwerp, vooral op het gebied van foutafhandeling en de keuze welke processen je wel en niet koppelt. Benieuwd hoe dat eruitziet voor jouw organisatie? Bekijk de mogelijkheden voor maatwerk webapplicaties en portalen of de koppelingen die InDiv bouwt, of neem direct contact op om je situatie te bespreken.